Funções

Gestão de permissões
A autorização de acesso para obter informação específica se realiza através da categorização de conteúdos. A configuração da visibilidade e os direitos de edição de acordo com as normas fáceis permitem a modelagem de complexos cenários de permissões e workflows. Pode se realizar uma personalização de permissões orientada aos processos para diferentes grupos de usuários através da atribuição múltipla de unidades de informação em categorias paralelas. O sistema de permissões de open-EIS permite a personalização de todos os elementos sobre a base das funções de grupo e os níveis de usuário e se pode aplicar na interface do usuário, na visibilidade da informação, assim como nas funcionalidades para a edição de informação.

Pesquisa

• hierárquica: A busca se realiza de acordo com uma estrutura hierárquica similar a categoria da organização típica da pasta de Windows e outros sistemas operativos. A atribuição de informação fica definida a um usuário pelo número de categorias e permite uma recuperação de conteúdo com sucesso via várias direções.
• estruturada: através de máscaras configuráveis de pesquisas, caixas para escolha são exibidas. As caixas para escolha podem ser retribuídas com valores definidos. Dentro dos campos de pesquisa marcadores podem ser utilizados. É possível a combinação de vários critérios de pesquisa. Diversas máscaras de entrada podem ser configuradas de acordo com a estrutura da informação.
• texto completo: Através da procura de texto completo integrada todos os documentos podem ser pesquisados. Atualmente também os seguintes arquivos anexos são indexados pela busca de texto completo: os documentos de Office (Word, Excel, PowerPoint), assim como PDF, TXT, HTML.

Dynamic Data Technology
A tecnologia dinâmica de dados (DDT) foi patenteada e é um método para economizar, assegurar, arquivar e organizar os dados, a administração e as estruturas da cartografia, a administração de acesso, a gestão do fluxo de trabalho e o intercâmbio de dados.
A vantagem mais importante da tecnologia são as estruturas de informação "auto-descritivas". Integrado no modelo de dados por padrão é a possibilidade de personalização (papel flexível, de grupo e de usuário baseado na gestão de direitos), de multilinguismo e de regionalização. Além do mais, o sistema admite a fácil conexão às aplicações existentes e no mesmo tempo de acesso rápido. El DDT une as vantagens das tecnologias existentes, tais como SQL ou XML, e se estende pelas funcionalidades que faltam.
A nova tecnologia qualifica para a administração de documentos, assim como para as estruturas completas de serviços de internet (especialmente os sistemas de gestão de conteúdo/ sistemas de autoria, ou seja, para os locais de WWW) e para a direção e o controle flexível dos sistemas de produção, como também para Application Service Providing (ASP), que está ganhando importância.O DDT se caracteriza pela independência estrutural dos sistemas de repositório específico. O padrão XML/DTD interface apóia a transferência de dados remotos e a sincronização com a resolução de conflitos sobre a base de uma identificação única a nível mundial; um filtro especial para a importação e exportação de informação já não é necessário.

Multilinguismo
Toda a informação pode ser editada e utilizada em qualquer idioma. A administração e configuração das línguas se baseiam em um sistema amplo de suporte Unicode, que permite o uso de todos os caracteres internacionais, incluindo caracteres multi-byte (ou seja, chinês). A perfeita integração dos trabalhadores estrangeiros, clientes, sócios e filiais está assegurada.
Os conjuntos de dados podem ser gerados em qualquer idioma no momento da criação ou posteriormente. Mudar o idioma de forma individual pelo usuário é possível em qualquer momento. Podem-se configurar idiomas separados para a interface de usuário e a gestão de conteúdo. De este modo, as traduções chinesas podem ser editadas através do copiar e colar com a interface de usuário em alemão.Os usuários podem obter informação de todas as fontes no idioma desejado.

Segurança / Criptografia
O acesso ao open-EIS está controlado protocolos de segurança estanhares e bem-estabelecidos. O SSL/TLS se utiliza por omissão para o acesso ao navegador de Internet, reconhecível através do protocolo "https" na URL. Os dados se transmitem de forma codificada entre o usuário e o servidor. O uso dos certificados de segurança no lado do servidor é possível sem nenhum problema. O intercâmbio de dados entre distintos sistemas, por exemplo durante a replicação, se realiza via protocolo SSH, proporcionando assim uma camada de criptografia automática. O protocolo de transferência pode ser substituído de forma transparente.

Replicação de dados e interfases com sistemas de terceiros
O open-EIS dispõe de uma camada de replicação independente, que se encontra por cima do nível de abstração de dados. Por tanto, a replicação se realiza independentemente da tecnologia concreta de base de dados. Replicações completas, assim como incrementais estão disponíveis e são apoiadas por um registro de documento interno, que registra todas as mudanças aos documentos e elementos de conteúdo. A configuração dos conteúdos que se replicam pode basear-se nos seguintes critérios:

• categorização de conteúdo;
• meta-dados de conteúdo, assim como o autor ou o estado do processo, por exemplo;
• Identificação Global Única (GUID), atribuída exclusivamente a cada documento em open-EIS

Print-on-Demand
Os usuários podem selecionar a informação diversa de forma personalizada e receber, respectivamente imprimir a informação obtida em formato PDF. Este resultado individual pode ser guardado e está a disposição quando seja necessário. O depósito das planilhas de desenho assegura um nível de desenho uniforme dentro da empresa por meio da mídia de impressão. Soluções como os bilhetes online, catálogos personalizados, pré-formulários de solicitação ou a geração automática de documentos para diferentes canais de saída podem ser realizados com a função print-on-demand de open-EIS. Esta função é capaz de reproduzir as estruturas de informação vinculada de diferentes tipos de informação de forma automática.

Sistema de escalabilidade e capacidade de recuperação
Diferentes opções e cenários para a escalabilidade e capacidade de recuperação do sistema se apóiam sobre a base de arquitetura open-EIS e a camada de replicação. Por razões de segurança e escalabilidade, a camada de aplicação e de WWW podem ser operadas em diferentes servidores (ou seja, em zona de distensão diferente DMZ), graças à arquitetura Java multi-nível.
Além disso, os clusters de servidores centrais podem ser operados por sistemas open-EIS, da qual os sistemas individuais, por exemplo, durante as atualizações de software, podem-se eliminar de forma dinâmica e reativa. Também pode trabalhar com sistemas descentralizados nas suas filiais e por tanto alcançar a máxima velocidade de acesso local para os seus funcionários nas suas áreas. Por isto, a descentralização de sistemas open-EIS pode executar em distintos sistemas operativos com servidores de base de dados diversos.

Suporte XML e representação de dados baseados na XML / CSV

• Reconhecimento automático dos meios de comunicação e uma alocação de um tipo MIME
• Importação de todo tipo de suportes de dados
• Importação de documentos estruturados (dos bancos de dados, XML, etc.),
• Importação de formatos de Office (MS Office, Corel Office, Framemaker, etc),
• Possibilidade de vincular qualquer tipo de filtros
• Interfaces para módulos
• Replicação / exportação