Flottenmanagement Software hilft Kosten senken

In ihrer Ausgabe 3/2020 beschäftigt sich die Fachzeitschrift Flottenmanagement mit der Frage, wie Daten und Prozesse im Fuhrpark effizient verwaltet werden können.

Die Flottenmanagement Software comm.fleet hilft Fuhrparkmanagern, Kosten zu sparen

Die Bedeutung der Datenverarbeitung, Datenverwaltung und Datensicherung für das moderne Flottenmanagement ist kaum zu beziffern. Besonders in Fuhrparks mit vielen Fahrern und Fahrzeugen ist die Flut der Daten nur noch mit spezieller Software zu beherrschen. Die Fachzeitschrift Flottenmanagement widmet sich deswegen in ihrem Beitrag „Spürbare Entlastung“ dem Thema Flottenmanagement Software und erklärt, auf welche Weise die Systeme den Fuhrparkmanagern helfen können.

In dem Artikel heißt es, bei der Wahl der Software sollten Fuhrparkmanager einerseits passgenaue Lösungen suchen, die sich auf die spezifischen Prozesse und Vorgaben, wie die eigene Car Policy flexibel anpassen lassen. Andererseits sollten Fuhrparkmanager nicht nur ihre akuten Erfordernisse bedenken, sondern auch zukünftige Entwicklungen im Blick haben.

Eine gute Fuhrparksoftware, so die Autoren, wirke jedoch nicht nur als Entlastung. Funktionen, wie die automatische Erstellung von Reports oder die Meldung von Ausreißern helfen dabei, Kostentreiber zu erkennen und Kosten zu senken.

Einen Lösungsansatz für diese Herausforderung bietet die Flottenmanagement Software comm.fleet von community4you. Die Module für das Fuhrparkmanagement, für das Leasingmanagement, das Objekt- und Asstemanagement, die Fahrzeugbeschaffung, Fahrzeugortung und Apps für Fuhrparknutzer lassen sich je nach Bedarf anpassen, kombinieren, skalieren und auch später noch ergänzen.

Wir veröffentlichen an dieser Stelle das Interview der Flottenmanagement Redaktion mit unserem Vorstand in voller Länge:

Uwe Bauch, Lavinio Cerquetti, Vorstand - community4you AG

Welche Vorteile birgt eine Flottenmanagement Software?

Der Vorteil von Flottenmanagement Software liegt in der Vernetzung von Daten und der Automatisierung von Prozessen: Viele Unternehmen nutzen heute noch kleinteilige Lösungen – in sich geschlossene Programme, die jeweils nur für eine einzige Aufgabe geeignet sind. Auch in der Fuhrparkwelt dominieren nach wie vor Insellösungen für Schadenmanagement-, Werkstattverwaltung, Kostenmanagement, Lager- und Bauteileverwaltung, den Beschaffungsprozess, die Reifen- und Fahrerverwaltung, die Bearbeitung von Bußgeldern und Rechnungen, Corporate Carsharing u.v.m. Die modularen Softwarebausteine der community4you AG können all diese Aufgaben in einem vernetzten System mit einer einzigen zentralen Benutzeroberfläche abbilden und auch existierende Programme intelligent einbinden. Alle Daten werden für alle Anwendungen synchronisiert. Das schafft Transparenz, verringert den Aufwand und hilft, Kosten zu senken.

Was sind Ihrer Meinung nach die Hauptgründe bei der Entscheidung für eine Flottenmanagement Software? Welche Module sind besonders bei den Fuhrparkverantwortlichen gefragt?

Für die Einführung einer (neuen) Flottenmanagement Software entscheiden sich Unternehmen heute aus ganz verschiedenen Gründen: An erster Stelle steht natürlich immernoch der Kostendruck. Die Unternehmen haben erkannt, dass Mobilität einer der größten Kostentreiber ist. Einen Fuhrpark betriebswirtschaftlich optimal zu Verwalten erfordert spezielle Fertigkeiten – und geeignete Instrumente. Das erledigen Sie nicht mit Excel. Daneben gibt es aber auch andere Beweggründe - weil neue Geschäftsfelder erschlossen werden und die Anforderungen steigen, weil der Fuhrpark wächst und die Verwaltung immer mehr Ressourcen verschlingt, weil neue Mobilitätskonzepte nicht mehr in die vorgefertigten Raster der alten Systeme passen, weil zum erreichen neuer Ziele (wie die Einsparung von CO2) neue Instrumente benötigt werden – oder natürlich aus Kostendruck. Oftmals spielen verschiedene Faktoren zusammen.

Besonders gefragt sind immernoch Lösungen für das Kerngeschäft Fuhrparkverwaltung: Unsere Flottenmanmanagement Software comm.fleet und unsere Leasingmanagementsoftware comm.lease. Diese Module bringen schon eine Bandbreite an Funktionen mit sich, die die allermeisten Anforderungen abdeckt – und lassen sich auf individuelle Bedürfnisse weiter anpassen.

Wir spüren aber auch, dass die Unternehmen vermehrt nach der Einbindung alternativer Mobilitätskonzepte fragen. Das stellt Dienstleister, wie community4you, vor neue Herausforderungen. Der Fokus verschiebt sich von einem reinen Verwaltungsystem auf mobile Anwendungen, die Kunden, Angestellten und Partnern zugänglich sind. Das sehen wir auch am steigenden Interesse für unsere comm.mobile Web-App mit integriertem Fahrzeugkonfigurator und Corporate Carsharing.

Welche Bedeutung hat die zunehmende Vernetzung der Fahrzeuge mit der Umwelt (V2X) und die künstliche Intelligenz für die Weiterentwicklung von Flottenmanagement Software? Welche Potentiale gibt es hier zu erschließen?

Die neuen Systeme bringen viele Optimierungspotentiale mit sich: mehr Sicherheit und weniger Unfallschäden zum Beispiel. Oder eine bessere Routenplanung, mit der Fahrzeuge schneller und sparsamer ans Ziel kommen. Schon alleine aus rechtlichen Gründen müssen wir aber davon ausgehen, dass viele neue Assistenz-Systeme auch auf absehbare Zeit nicht vollautomatisch funktionieren, sondern den Fahrer nur unterstützen können. Es kommt also weiter auf das individuelle Fahrverhalten an. Hier lohnt es sich als Fuhrparkmanager genau hinzuschauen: können die Fahrer mit allen Systemen richtig umgehen? Passen sie ihre Fahrweise an? Nutzen Sie die technischen Potentiale aus?

Um das einschätzen zu können, brauchen Fuhrparkmanager nicht nur Daten – für die wir bei Bedarf auch neue Schnittstellen bereitstellen können. Sie brauchen ein System, das unkompliziert mitwachsen kann, wenn neue Variablen hinzukommen und dass trotzdem eine optimale Übersicht bietet mit Reports, die das Controlling unterstützen. Das kann unsere Fuhrpark Software.

Welche Schnittstellen zu anderen Programmen sind für Ihre Kunden besonders wichtig? Worauf ist dies zurück zu führen?

Schnittstellen sind besonders aus zwei Gründen wichtig für unsere Kunden: Erstens, weil Lösungen, die bereits in der Verwendung sind, in ein vernetztes Gesamtsystem eingebunden werden sollen für maximale Transparenz. Und Zweitens, weil die Prozesse ineinandergreifen und die Daten für einen effizienten Arbeitsablauf automatisch von einem Prozess in den nächsten überführt werden sollen – zum Beispiel aus der Fuhrparkverwaltung an die Finanzbuchhaltung. Besonders bei großen Fuhrparks können damit Prozesse automatisiert werden und Workflows optimiert, die andernfalls einen enormen Arbeitsaufwand bedeuten. Besonders gefragt sind auch Schnittstellen für die Abrechnung von Leasingverträgen, Tankkarten oder die Maut. Wir können heute aber nicht nur Rechnungen und andere Dokumente einfach weiterreichen, sondern einen automatisierten soll/ist-Abgleich durchführen und den Freigabeprozess durch künstliche Intelligenz unterstützen. Grundsätzlich ist vieles möglich. Durch unsere eigene Technologieplattform sind uns kaum Grenzen gesetzt.